Thứ nhất: các bên cần lập văn bản thỏa thuận hay hợp đồng về việc chuyển đổi khoản nợ thành vốn góp. Các văn bản này cần ghi nhận rõ thời điểm chuyển đổi, số tiền chuyển đổi, xử lý tiền lãi và tiền gốc hay lãi phạt trả chậm …, số tỷ lệ phần trăm vốn mà bên đầu tư vốn sẽ sở hữu trong doanh nghiệp sau khi hoàn tất thủ tục chuyển đổi.
Thứ hai: Các bên cần thông qua các thủ tục nội bộ của doanh nghiệp để thông qua, phê chuẩn bị bổ sung thành viên, cổ đông mới, thay đổi tỷ lệ nắm giữ phần vốn góp,…
Thứ ba: Các bên cần thực hiện thủ tục tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để ghi nhận cổ đông, thành viên góp vốn mới. Bao gồm các bước sau:
Bước 1: Thực hiện thủ tục xin chấp thuận góp vốn/mua cổ phần/phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi Công ty đặt trụ sở.
Bước 2: Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp của Công ty gồm thay đổi vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn, thông tin của thành viên/cổ đông.
Bước 3: Thông báo thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của Công ty (nếu có) gồm thay đổi vốn đầu tư thực hiện dự án, thông tin của nhà đầu tư.
Bước 4: Thông báo về việc trả nợ bằng cổ phần/phần vốn góp với NHNN.
Thứ tư: Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp tiếp nhận nguồn vốn có yếu tố nước ngoài, cần lưu ý thêm về các điều kiện đầu tư và điều kiện đầu tư kinh doanh quy định tại Luật Đầu tư để đảm bảo nhà đầu tư nước ngoài đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
* Ngoài ra cần chú ý thêm về việc:
Đảm bảo tính pháp lý của khoản vay
Theo đó, để khoản vay có thể chuyển đổi thành vốn góp trong công ty, các bên phải .đảm bảo được tính pháp lý của khoản vay bao gồm một số điều kiện cơ bản như:
– Hợp đồng vay đã được ký kết phải là hợp đồng hợp pháp và đảm bảo được tính pháp lý;
– Phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo đối với khoản vay ngắn hạn và đăng ký đối .với khoản vay dài hạn với Ngân hàng nhà nước theo đúng quy định;
– Khoản vay phải được chuyển vào đúng Tài Khoản Vốn Đầu Tư Trực Tiếp (DICA) .hoặc tài khoản vay của Công ty theo đúng quy định của pháp luật.
Đảm bảo tỉ lệ góp vốn của nhà đầu tư nước ngoài
Trong trường hợp góp thêm vốn, Công ty sẽ phải xem xét cả về ngành. nghề của công ty đã đăng ký có ngành nghề tiếp cận thị trường có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài không. Cụ thể là tỷ lệ vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài tại công ty sau khi tăng vốn phải đảm bảo .đúng tỷ lệ theo quy định pháp luật đối với những lĩnh vực đầu tư có điều kiện. Theo đó, nếu việc góp vốn làm tăng tỉ lệ góp vốn của nhà đầu tư .nước ngoài thì Công ty phải thực hiện
Đảm bảo thực hiện đầy đủ thủ tục tại cơ quan nhà nước
Đối với thủ tục đăng ký tăng vốn tại Cơ quan nhà nước, .Bên cho vay phải tiến hành thủ tục đăng ký mua cổ phần/phần vốn góp. Sau khi có kết quả chấp thuận, Công ty sẽ phải tiếp tục tiến hành đăng ký thay. đổi nội dung đăng ký kinh doanh để thay đổi các thông tin về vốn và thành viên công .ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, .giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có) về thông tin thành viên, .cổ đông, nhà đầu tư, vốn điều lệ, vốn đầu tư.
Ngoài ra, do đây là khoản vay nước ngoài nên khi tiến hành vay, Công ty đã phải. tiến hành báo cáo đối với khoản vay ngắn hạn và đăng ký đối với khoản vay dài hạn. Vì vậy khi tiến hành chuyển đổi khoản vay, Công ty cũng phải thực hiện việc báo cáo, đăng ký thay đổi theo đúng .quy định của Ngân hàng nhà nước đã ban hành.